Les entretiens du premier trimestre de l’année 2020-2021, commencés le 18 novembre à l’IUT, se sont achevés le 17 décembre à l’ENSSAT.
Les simulations d’entretien portent sur une recherche d’emploi avec une offre trouvée par chaque étudiant pour ce qui concerne l’ENSSAT, et une recherche de stage à partir d’un nombre limité d’offres proposées aux étudiants pour ce qui concerne les étudiants du DUT Réseaux et Télécoms de l’IUT.
Si les inscriptions des intervenants ont été lancées au début du mois de novembre, l’organisation des entretiens, elle, a commencé bien en amont. S’agissant de notre quatorzième année dans les établissements de Lannion, elle est maintenant bien rôdée.
Une organisation bien rodée
La première phase se déroule de la fin-juin à la mi-juillet. Les plannings de l’année précédente sont reconduits : les deux dernières semaines de novembre pour les étudiants du DUT, les trois suivantes pour ceux de l’ENSSAT. Cette première phase est aussi celle des projets. Ainsi, il a été envisagé pour cette campagne d’étendre l’exercice à titre expérimental aux étudiants de première année de DUT, qui envisageraient d’effectuer leur seconde année en alternance, et qui devraient pour cela trouver une entreprise. Il a également été envisagé de l’ouvrir également aux étudiants de « l’année spéciale », dans l’objectif de rechercher une entreprise pour effectuer une troisième année en alternance. L’année spéciale est destinée aux étudiants qui possèdent déjà une expérience professionnelle et qui passent un DUT en un an.
C’est lors de cette première phase que sont sélectionnées les offres de stage sur lesquelles candidateront les étudiants de DUT, sur proposition de leur professeure responsable.
La seconde phase, qui démarre en septembre, consiste à préciser les plannings en fonction de la taille des promotions d’étudiants, d’où nous déduisons les effectifs des membres de l’association pour conduire les entretiens.
L’appel aux volontaires se fait environ trois semaines avant le début des entretiens à l’IUT ou à l’ENSSAT. Nous utilisons pour cela Framadate, qui fait partie du Socle Interministériel des Logiciels Libres (SILL).
Un nouveau contexte : la pandémie due à la COVID19
En juin dernier, quelques semaines après la sortie du premier confinement, se posait la question des modalités de conduite des entretiens : en face à face ou à distance. Il fut décidé :
– d’opter immédiatement pour des entretiens en visio-conférence pour l’IUT, avec le principe d’une pédagogie adaptée pour les cours de communication, ce type d’entretien étant pratiqué également dans un monde « normal » comparé au contexte de la pandémie que nous vivons actuellement.
– de maintenir le principe des entretiens en face à face pour l’ENSSAT, avec un repli si nécessaire sur des entretiens conduits à distance.
Restait à trouver l’outil de visioconférence, ainsi que les modalités pratiques. L’IUT et l’ENSSAT utilisant des moyens de communication académiques différents, nous avons recouru à la solution utilisée par notre association, meet-Jitsi, qui fait également partie du SILL. Pour rejoindre une conférence, il suffit de cliquer sur le lien communiqué par l’organisateur, ce qui est le cas de nombreuses solutions de visio-conférence. Sachant qu’il fallait conduire des entretiens pour 43 étudiants de l’IUT et 51 de l’ENSSAT, devait-on créer une conférence par entretien ? La solution a consisté à s’inspirer du déroulement habituel des simulations d’entretien, où les étudiants se succèdent dans des salles de classe où les attendent les jurys. Nous avons donc créé des salles virtuelles, dont l’intitulé se réfère à la date de l’entretien et au numéro de jury.
Ce nouveau mode de réalisation des entretiens a obligé à mettre en place une procédure de collecte des dossiers des étudiants (offres pour l’ENSSAT, CV et lettres de motivation). Les étudiants, qui habituellement remettaient leur CV et lettres de motivation aux membres du jury le jour de l’entretien, ont dû en conséquence finaliser leur dossier beaucoup plus tôt (une à deux semaines) ce qui a induit pour eux une pression supplémentaire.
Des contingences techniques
Le moment venu, les intervenants ont vérifié qu’ils avaient bien accès à leurs salles respectives, et que micros et caméras fonctionnaient bien. Quitte à améliorer/upgrader leur équipement quand il le fallait. Les entretiens se sont en général bien déroulés, si l’on excepte les quelques « bugs » inévitables, comme des étudiants dont le micro ne fonctionnait pas, ou les quelques recruteurs qui ont disparu de l’écran pour réapparaître quelques minutes plus tard à la suite d’une perte de connexion, ce qui obligeait leur collègue à poursuivre seul l’entretien.
Ce type d’entretien conjugué au concept de salle virtuelle a introduit une nouvelle contrainte : la maîtrise du temps par le jury. Nous avions prévu des séquences de 45 à 50 minutes, deux fois 20 minutes pour l’entretien et le débriefing avec l’étudiant, plus 10 minutes pour que les membres du jury puissent se concerter. Cette contrainte a pu induire quelques frustrations pour certains étudiants, qui ont eu le sentiment de ne pas avoir eu l’opportunité de « tout dire ».
Le contact visuel est un paramètre important des entretiens en face à face. Il a laissé à désirer dans le cas de nos entretiens, certains étudiants comme certains membres des jurys ne regardant pas leur caméra. Plus intéressante est la comparaison entre ce que serait un entretien en face à face avec masques, et ce qu’est un entretien virtuel où l’on peut voir le visage du candidat, et où le candidat peut percevoir les réactions du jury. Tous ceux d’entre nous qui ont eu récemment à recevoir des jeunes à la Mission locale, ou à organiser de petites réunions physiques avec des participants masqués voient tout de suite l’avantage du virtuel.
Quels enseignements peut-on tirer de ces premiers entretiens en ligne ?
Pour les intervenants de l’association, la nécessité d’avoir un bon matériel et de bonnes conditions d’utilisation : éclairage, position de la caméra par rapport à l’écran etc. Notre association a toujours mis un point d’honneur à fonctionner vis-à-vis de nos bénéficiaires selon des normes professionnelles. Ce nouveau mode de fonctionnement représente un nouveau défi face à des étudiants rompus à l’enseignement à distance.
Il a manqué aux membres de l’équipe le dialogue avec les enseignantes à l’issue des sessions d’entretiens. Nous l’avons remplacé par des commentaires lors de l’envoi des fiches de debriefing, auxquels elles ont répondu plus ou moins longuement.
Pour les étudiants, il est nécessaire d’apprivoiser ce mode d’échange en travaillant l’ergonomie du poste de travail et en recréant les conditions du mode en face à face (contact visuel). Il leur faut également prendre en compte la brièveté des échanges. Une bonne méthode pourrait consister à utiliser un pense-bête constitué d’une part, de mots-clés permettant de balayer la présentation personnelle, et d’autre part d’une courte liste de questions les plus pertinentes possibles.
Conclusion
Ces entretiens à distance ont constitué une expérience intéressante et plutôt réussie, que nous serons peut-être amenés à revivre en avril à l’ENSSAT. Si nous devions renouveler cette expérience au delà, il nous faudrait très certainement travailler sur ses modalités, tant pour les jurys que pour les étudiants. Nous espérons cependant ne pas la voir se pérenniser, sauf pour des entraînements spécifiques, car cela signifierait que les cours en groupes n’auraient pas repris, et que les étudiants seraient toujours très isolés.
