Les entretiens du premier trimestre de l’année 2020-2021, commencés le 18 novembre à l’IUT, se sont achevés le 17 décembre à l’ENSSAT.

Les simulations d’entretien portent sur une recherche d’emploi avec une offre trouvée par chaque étudiant pour ce qui concerne l’ENSSAT, et une recherche de stage à partir d’un nombre limité d’offres proposées aux étudiants pour ce qui concerne les étudiants du DUT Réseaux et Télécoms de l’IUT.

Si les inscriptions des intervenants ont été lancées au début du mois de novembre, l’organisation des entretiens, elle, a commencé bien en amont. S’agissant de notre quatorzième année dans les établissements de Lannion, elle est maintenant bien rôdée.

Une organisation bien rodée

La première phase se déroule de la fin-juin à la mi-juillet. Les plannings de l’année précédente sont reconduits : les deux dernières semaines de novembre pour les étudiants du DUT, les trois suivantes pour ceux de l’ENSSAT. Cette première phase est aussi celle des projets. Ainsi, il a été envisagé pour cette campagne d’étendre l’exercice à titre expérimental aux étudiants de première année de DUT, qui envisageraient d’effectuer leur seconde année en alternance, et qui devraient pour cela trouver une entreprise. Il a également été envisagé de l’ouvrir également aux étudiants de « l’année spéciale », dans l’objectif de rechercher une entreprise pour effectuer une troisième année en alternance. L’année spéciale est destinée aux étudiants qui possèdent déjà une expérience professionnelle et qui passent un DUT en un an.

C’est lors de cette première phase que sont sélectionnées les offres de stage sur lesquelles candidateront les étudiants de DUT, sur proposition de leur professeure responsable.

La seconde phase, qui démarre en septembre, consiste à préciser les plannings en fonction de la taille des promotions d’étudiants, d’où nous déduisons les effectifs des membres de l’association pour conduire les entretiens.

L’appel aux volontaires se fait environ trois semaines avant le début des entretiens à l’IUT ou à l’ENSSAT. Nous utilisons pour cela Framadate, qui fait partie du Socle Interministériel des Logiciels Libres (SILL).

Un nouveau contexte : la pandémie due à la COVID19

En juin dernier, quelques semaines après la sortie du premier confinement, se posait la question des modalités de conduite des entretiens : en face à face ou à distance. Il fut décidé :

– d’opter immédiatement pour des entretiens en visio-conférence pour l’IUT, avec le principe d’une pédagogie adaptée pour les cours de communication, ce type d’entretien étant pratiqué également dans un monde « normal » comparé au contexte de la pandémie que nous vivons actuellement.

– de maintenir le principe des entretiens en face à face pour l’ENSSAT, avec un repli si nécessaire sur des entretiens conduits à distance.

Restait à trouver l’outil de visioconférence, ainsi que les modalités pratiques. L’IUT et l’ENSSAT utilisant des moyens de communication académiques différents, nous avons recouru à la solution utilisée par notre association, meet-Jitsi, qui fait également partie du SILL. Pour rejoindre une conférence, il suffit de cliquer sur le lien communiqué par l’organisateur, ce qui est le cas de nombreuses solutions de visio-conférence. Sachant qu’il fallait conduire des entretiens pour 43 étudiants de l’IUT et 51 de l’ENSSAT, devait-on créer une conférence par entretien ? La solution a consisté à s’inspirer du déroulement habituel des simulations d’entretien, où les étudiants se succèdent dans des salles de classe où les attendent les jurys. Nous avons donc créé des salles virtuelles, dont l’intitulé se réfère à la date de l’entretien et au numéro de jury.

Ce nouveau mode de réalisation des entretiens a obligé à mettre en place une procédure de collecte des dossiers des étudiants (offres pour l’ENSSAT, CV et lettres de motivation). Les étudiants, qui habituellement remettaient leur CV et lettres de motivation aux membres du jury le jour de l’entretien, ont dû en conséquence finaliser leur dossier beaucoup plus tôt (une à deux semaines) ce qui a induit pour eux une pression supplémentaire.

Des contingences techniques

Le moment venu, les intervenants ont vérifié qu’ils avaient bien accès à leurs salles respectives, et que micros et caméras fonctionnaient bien. Quitte à améliorer/upgrader leur équipement quand il le fallait. Les entretiens se sont en général bien déroulés, si l’on excepte les quelques « bugs » inévitables, comme des étudiants dont le micro ne fonctionnait pas, ou les quelques recruteurs qui ont disparu de l’écran pour réapparaître quelques minutes plus tard à la suite d’une perte de connexion, ce qui obligeait leur collègue à poursuivre seul l’entretien.

Ce type d’entretien conjugué au concept de salle virtuelle a introduit une nouvelle contrainte : la maîtrise du temps par le jury. Nous avions prévu des séquences de 45 à 50 minutes, deux fois 20 minutes pour l’entretien et le débriefing avec l’étudiant, plus 10 minutes pour que les membres du jury puissent se concerter. Cette contrainte a pu induire quelques frustrations pour certains étudiants, qui ont eu le sentiment de ne pas avoir eu l’opportunité de « tout dire ».

Le contact visuel est un paramètre important des entretiens en face à face. Il a laissé à désirer dans le cas de nos entretiens, certains étudiants comme certains membres des jurys ne regardant pas leur caméra. Plus intéressante est la comparaison entre ce que serait un entretien en face à face avec masques, et ce qu’est un entretien virtuel où l’on peut voir le visage du candidat, et où le candidat peut percevoir les réactions du jury. Tous ceux d’entre nous qui ont eu récemment à recevoir des jeunes à la Mission locale, ou à organiser de petites réunions physiques avec des participants masqués voient tout de suite l’avantage du virtuel.

Quels enseignements peut-on tirer de ces premiers entretiens en ligne ?

Pour les intervenants de l’association, la nécessité d’avoir un bon matériel et de bonnes conditions d’utilisation : éclairage, position de la caméra par rapport à l’écran etc. Notre association a toujours mis un point d’honneur à fonctionner vis-à-vis de nos bénéficiaires selon des normes professionnelles. Ce nouveau mode de fonctionnement représente un nouveau défi face à des étudiants rompus à l’enseignement à distance.

Il a manqué aux membres de l’équipe le dialogue avec les enseignantes à l’issue des sessions d’entretiens. Nous l’avons remplacé par des commentaires lors de l’envoi des fiches de debriefing, auxquels elles ont répondu plus ou moins longuement.

Pour les étudiants, il est nécessaire d’apprivoiser ce mode d’échange en travaillant l’ergonomie du poste de travail et en recréant les conditions du mode en face à face (contact visuel). Il leur faut également prendre en compte la brièveté des échanges. Une bonne méthode pourrait consister à utiliser un pense-bête constitué d’une part, de mots-clés permettant de balayer la présentation personnelle, et d’autre part d’une courte liste de questions les plus pertinentes possibles.

Conclusion

Ces entretiens à distance ont constitué une expérience intéressante et plutôt réussie, que nous serons peut-être amenés à revivre en avril à l’ENSSAT. Si nous devions renouveler cette expérience au delà, il nous faudrait très certainement travailler sur ses modalités, tant pour les jurys que pour les étudiants. Nous espérons cependant ne pas la voir se pérenniser, sauf pour des entraînements spécifiques, car cela signifierait que les cours en groupes n’auraient pas repris, et que les étudiants seraient toujours très isolés.

Les simulations d’entretiens organisées par l’association se déroulent chaque année selon une sorte de routine qui évolue en continu via des innovations ou des expérimentations : ainsi, nous commençons au début de novembre avec les étudiants de la licence Administration et Gestion des Systèmes et Réseaux Informatiques, puis avec ceux du DUT Réseaux et Télécoms, et achevons en décembre l’année civile avec la première vague des étudiants de l’ENSSAT.

L’année 2020 a débuté avec les étudiants du département InfoCom, option Communication des Organisations. Ce fut une nouveauté pour nous, ce qui a justifié un travail spécifique de préparation avec leur professeure responsable. Nos simulations d’entretien devaient s’achever aux vacances de Pâques avec la seconde vague des étudiants de l’ENSSAT.

Nous avons ces dernières années introduit des nouveautés, dont des entretiens réalisés via Skype avec des étudiants volontaires du DUT en vue d’une poursuite d’étude, et des entretiens « de présélection » par téléphone avec des étudiants volontaires de l’ENSSAT. Ces entretiens de présélection s’apparentent à une pratique des entreprises, qui prennent un premier contact avant une éventuelle invitation à un entretien.

Aucune innovation dans les méthodes n’était envisagée pour cette année 2019-2020. C’était compter sans la crise du Coronavirus et le confinement qui en a découlé !

Une improvisation dans l’urgence

Dans son intervention du 12 mars, le président de la république a annoncé la fermeture des écoles, de la maternelle à l’université, jusqu’à la reprise prévue après les vacances scolaires, soit le 4 mai 2020. Les différents acteurs ont rapidement acquis la conviction qu’il n’y aurait pas de reprise pour l’université, ce qui fut officialisé bien avant la date prévue initialement pour cette reprise.

C’est dans ce contexte que se sont préparées les simulations d’entretiens prévues pour la seconde moitié des étudiants de l’ENSSAT, alors que les enseignants devaient dans l’urgence assurer la continuité des formations malgré le confinement. Les cours se sont poursuivis en classe virtuelle sur les mêmes créneaux que d’habitude.

Après quelques hésitations, le maintien des simulations a été décidé, pour répondre aux attentes des étudiants qui avaient commencé la préparation et qui avaient besoin de cet objectif, notamment pour se rassurer en vue de la recherche de stages pour leur dernière année d’étude.

On s’organise en avançant

Très vite, il fut décidé que les entretiens, s’ils étaient maintenus, se dérouleraient par téléphone. Du fait du confinement, ils seraient conduits par des jurys d’une seule personne depuis le domicile. Un premier sondage a permis de s’assurer que nous disposions de suffisamment de volontaires disponibles pour réaliser les entretiens dans ces conditions.
La durée des entretiens fut fixée à 15 minutes, suivies d’une pause de quelques minutes, destinée à permettre aux étudiants de réfléchir à leur prestation, et d’un debriefing de 15 minutes. Chaque jury réalisait deux à trois entretiens dans une matinée ou une après-midi, les étudiants se succédant toutes les 45 minutes.

Une nouvelle organisation à l’ENSSAT

D’habitude, les jurys recevaient à l’avance les offres d’emploi sur lesquelles candidataient les étudiants, et découvraient les CV et les lettres de motivation (LM) juste avant les entretiens. Cela laissait davantage de temps aux étudiants pour rédiger leur CV et LM, et limitait aux offres d’emploi la diffusion préalable de documents aux jurys. La nouvelle procédure, qui nécessitait la diffusion groupée des offres d’emploi, CV et LM, a contraint davantage les étudiants ainsi que les enseignants pour la relecture des CV et surtout des LM.

Un ressenti très positif

Qu’il s’agisse des entretiens « traditionnels », tels que ceux qui furent faits en décembre, ou des entretiens par téléphone, les étudiants ont apprécié d’être confrontés à des personnes extérieures à l’Education Nationale. Certains ont dit avoir été surpris par la bienveillance des jurys, bienveillance qui n’est pas exceptionnelle, car un recruteur se montre rarement discourtois envers des candidats, même après s’être aperçu que le candidat ou la candidate qui lui fait face ne convient manifestement pas pour le poste proposé.

Lors du debriefing de cette session d’entretiens à distance, plusieurs membres des jurys ont souligné l’excellence des contacts avec les étudiants malgré le média utilisé, et tous ont plébiscité l’organisation pratique de la session.

La crise du coronavirus a imposé à des pans entiers de la société de se réinventer et les enseignants n’ont pas été en reste. Pour ce qui la concerne, notre association est très satisfaite d’avoir pu maintenir sa prestation aux étudiants de l’ENSSAT.

Pour clore cette année 2018-2019, nous avons donné la parole à une adhérente de fraiche date, qui livre son ressenti à la découverte de notre association.

Première réunion AGIR Ouest Côtes d’Armor au début du mois de septembre : une impression de rentrée plane… Le président tient des propos d’accueil avant un tour de table de présentation des participants. La secrétaire de l’association s’est installée avec son ordinateur. Le café est de rigueur, les « anciens » sont souriants, accueillants et semblent heureux de se retrouver… mais très vite l’ambiance est au travail.

C’est ce sérieux au travail qui frappe la nouvelle adhérente que je suis. Le président est rigoureux, développe chacune des activités de l’association avec précision, chacun écoute avec attention, fait parfois des commentaires pour enrichir ou préciser certains points. Certains adhérents sont en charge d’une activité particulière qu’ils présentent. Je suis impressionnée par la qualité de ce qui est présenté. Mais ce sérieux est aussi empreint de bonne humeur.

Pour la retraitée que je suis, autrefois habituée à des rentrées scolaires, il me semble que je rajeunis de quelques années et que je retrouve cette ambiance si particulière d’un jour de rentrée… Cela (l’impression de rajeunir) se confirmera au fil des nombreuses activités qui se dérouleront dans l’année. La formule retenue pour présenter cette association remarquée au forum des associations de Lannion est : « des retraités actifs ». C’est une belle image. Je complète : « actifs, joyeux et sérieux à la fois ».

Poussez la porte sans hésitation.

Tous les mois, ou presque, un « café philo » se tient à l’Espace Ste Anne à Lannion.

Il est ouvert aux membres d’Agir Ouest Côtes d’Armor et à ceux des Echanges de Savoirs du Trégor, et plus largement à tous ceux qui sont intéressés.

« Ce café-philo avait débuté aux Echanges de Savoirs » où il s’appelait « Echangeons nos petites philosophies ». Au fil du temps, les premiers participants ont abandonné pour cause de distance et de surcharge professionnelle, et les membres d’AGIR OCA sont devenus les plus nombreux. Pendant le déménagement des Echanges de Savoirs, alors que nous n’avions plus de local, nous nous sommes réunis à Ste Anne, et finalement nous y sommes restés. Le groupe a alors choisi de s’ouvrir à d’autres participants, et de s’appeler « Café-Philo ».

Il n’est, bien sûr, point question de café mais d’échanges libres sur des sujets ayant trait à la philosophie. Il n’est pas nécessaire d’en être féru, mais d’avoir envie de partager ses réflexions sur un thème donné. Celui-ci est défini en concertation après chaque session. Ce peut être aussi l’occasion de réviser nos classiques, mais il n’est en rien obligatoire de s’y référer.

La séance se déroule de manière très informelle. Préalablement chacun prépare, s’il le souhaite, un texte ou des notes sur le thème choisi pour les partager ensemble lors de la réunion. Il n’y a aucune obligation. Nous nous réunissons vers 17h30 et nous devisons pendant environ deux heures.

En 2018-2019, par exemple, nous avons tenu huit réunions, et traité des sujets aussi divers que : « Mémoire et Histoire », « Les maux de la démocratie », « Les mythes au cœur de notre culture », « Sommes-nous en train de perdre connaissances ?», « Pourquoi nous faut-il des héros ? », « L’irrationnel ».

Le trimestre qui a clos l’année 2018 a été particulièrement chargé pour les simulations d’entretiens. Nous sommes intervenus :

• à l’IUT auprès des étudiants du DUT Réseaux et Télécoms (cursus classique) ainsi que des étudiants de la licence-pro aGSRi.
• à l’ENSSAT auprès des élèves-ingénieurs de seconde année, également en cursus classique, pour la moitié de la promotion.

Toujours à l’ENSSAT, nous avons réalisé une présentation de l’évaluation des ingénieurs dans les entreprises auprès des étudiants du cursus en alternance. Cette présentation est motivée par le fait que ces étudiants devront s’auto-évaluer durant leur trois ans d’étude.

L’association a réalisé 92 simulations d’entretiens, réparties sur 14 interventions de deux à trois heures. Ces interventions ont mobilisé 19 membres de l’association, pour une participation moyenne de 4,3 interventions par personne.

Les membres ayant rejoint notre association en septembre 2018, après le forum des associations, ont pu intervenir comme « observateurs » avant d’intégrer les équipes formées pour les interventions. L’observateur assiste aux entretiens aux côté d’un « jury » formé pour une intervention. L’objectif n’est pas d’apprendre à conduire un entretien mais de percevoir les modalités concrètes d’une simulation et d’appréhender les caractéristiques de chaque population d’étudiants.

La seconde moitié de la promotion d’élèves-ingénieurs de l’ENSSAT est programmée en mars-avril. Les étudiants du DUT en alternance se verront proposer un entretien de poursuite d’étude en mai.

La onzième saison des simulations d’entretien s’est terminée à l’ENSSAT le 17 avril. A la suite du séminaire qui s’est tenu le 8 février 2018 à l’ENSSAT pour nos dix ans de partenariat, nous avons testé une innovation, en introduisant une procédure évoquée lors de ce séminaire.

Nous avons réalisé des entretiens par téléphone avec quelques étudiants volontaires. Quatre étudiants ont souhaité tenter cette expérience d’entretien téléphonique préalable à l’entretien traditionnel, dont un qui a fait son entretien entièrement en anglais.

Ces entretiens téléphoniques constituent le plus souvent une prise de contact avec le candidat, qui permet de filtrer ceux qui seront convoqués pour un « vrai » premier entretien. Les simulations ont donc été courtes (15 à 17 minutes). Ils ont été conduits par une personne unique, avec un observateur qui a pris des notes et contribué au débriefing.

Il avait été notifié aux étudiants un créneau de deux jours, pendant lequel ils étaient susceptibles d’être appelés au moment de la pause déjeuner.

Une fiche spécifique a été mise au point avec la professeure d’expression-communication de l’ENSSAT, comportant les points suivants :

• Description synthétique du parcours, orientée vers le choix du métier d’ingénieur/spécialité
• Motivation pour l’entreprise
• Anglais selon le profil du poste
• Clôture de l’entretien, invitation implicite à la suite
• Mobilisation, réactivité

Le débriefing n’a été transmis aux étudiants qu’après la simulation en vis à vis, qui n’a pas été nécessairement réalisée par les mêmes personnes. Un débriefing global et anonyme sera ensuite discuté lors de la réunion de bilan de cette saison d’entretiens.

Le 8 février 2017, un séminaire sur les simulations d’entretiens de recrutement a été organisé conjointement par l’ENSSAT et notre association dans les locaux de l’ENSSAT. Ce fut l’occasion de célébrer les dix ans d’un partenariat fructueux entre l’ENSSAT et AGIR Ouest-Côtes d’Armor. Il a amplement été rappelé que ce partenariat a été mis en place par Jean Seguin, membre de notre association et ancien directeur de l’ENSSAT.

Nous nous sommes sentis honorés par la participation de l’équipe de direction et de professeurs de l’ENSSAT, ainsi que de celle de deux représentantes d’Orange et de Nokia, en charge du recrutement dans leur entreprise. Le président de l’association des élèves de l’ENSSAT est intervenu pendant le café d’accueil pour dire le ressenti des étudiants pour ces simulations d’entretiens et exprimer leur satisfaction.

Le Directeur de l’ENSSAT a tout d’abord décrit la variété des profils des étudiants. Les étudiants recrutés à l’ENSSAT proviennent désormais majoritairement des classes préparatoires aux grandes écoles (80%), les étudiants en provenance d’IUT ne représentant désormais plus que 20% de l’effectif. La variété des parcours possibles, du cursus de 3 ans à l’ENSSAT au cursus en alternance est également un facteur de diversité et d’enrichissement pour l’école.

Ensuite ont été évoquées « les capacités et compétences générales des ingénieurs diplômés« , d’après la Commission des Titres d’Ingénieur. Ce document s’appuie sur une étude réalisée en 2008 auprès d’un peu plus de 47 000 ingénieurs, pour l’essentiel en activité. Arrive largement en tête (80%) la « capacité à s’intégrer dans une organisation, à l’animer et à la faire évoluer », devant « la maîtrise des méthodes et des outils de l’ingénieur ».

La principale qualité reconnue par les ingénieurs relève du « savoir être » ou des aptitudes comportementales des ingénieurs. Cela fait largement écho au message que nous répétons aux étudiants lors du debriefing de leur entretien : une entreprise recrute une personne avant de recruter le titulaire d’un CV. S’il est évident que les compétences techniques doivent également être présentes (cf. la compétence arrivée en seconde position), celles-ci devront forcément évoluer, alors que ce sera beaucoup plus difficile pour la personnalité.

Quand on interroge les futurs ingénieurs de l’ENSSAT sur leur motivation pour choisir une entreprise, c’est le projet d’entreprise qui arrive en tête. On retrouve cette dimension collective dans l’enquête menée par l’association Pasc@line, composée d’ingénieurs, d’industriels et de directeurs d’écoles d’ingénieurs. À la question : « quelles sont les attentes des entreprises » ? il y a deux réponses :

Une dimension personnelle avec :

• l’engagement,
• l’agilité (curiosité, adaptabilité)
• le partage (empathie, confiance, solidarité).

Une dimension collective avec :

• l’esprit d’équipe (transversalité, sens du client),
• la communication (s’exprimer, être à l’écoute, diplomatie),
• l’organisation (planifier, prioriser, anticiper).

On souligne également une conséquence de l’évolution du recrutement des étudiants de l’ENSSAT : sortant de prépa, ils sont beaucoup plus nombreux à être en décalage avec l’entreprise, et ne perçoivent pas, en particulier, l’urgence de la recherche de stage. C’est la raison pour laquelle l’ENSSAT a mis en place un partenariat avec Nokia et Orange. Les étudiants de  première année bénéficient d’une première confrontation avec le monde de l’entreprise avec un amphi, suivi de groupes de TP à 12 étudiants avec des ingénieurs de Nokia ou Orange. Ces TP permettent de sensibiliser les étudiants à l’intérêt des stages d’été, et les aident à prendre conscience de la nécessité d’anticiper la recherche de ce stage.

Les intervenants d’AGIR Ouest-Côtes d’Armor ont souligné les principales difficultés rencontrées par les étudiants lors des simulations, notamment :

• la présentation personnelle en début d’entretien,
• la capacité à expliquer et à décrire les projets conduits à l’école ou les stages réalisés,
• la difficulté à illustrer par des exemples concrets les qualités personnelles revendiquées par les étudiants,
• la connaissance de l’entreprise, de son actualité, de ses projets, afin de pouvoir décrire sa motivation et poser des questions pertinentes.

Les intervenantes d’Orange et Nokia ont évoqué les entretiens à distance, par téléphone ou via Skype et présenté un certain nombre de recommandations de bon sens, auxquelles on ne pense pas systématiquement. A l’exception d’entretiens complets (cas de candidats vivant à l’étranger), ces entretiens servent surtout de premier filtre avant d’inviter les candidats à un entretien en face à face.

Le rôle des réseaux sociaux, notamment les réseaux sociaux professionnels tels que Viadeo ou LinkedIn a été abordé.

Elles ont enfin évoqué les questionnaires de personnalité qui sont susceptibles d’être proposés aux candidats ou les tests techniques auxquels ils peuvent devoir se soumettre avant les entretiens. Les tests de personnalité sont en général réservés pour des recrutements spécifiques et ne sont proposés qu’à des candidats déjà sélectionnés pour un entretien. Dans les deux cas, ces tests ne donnent aux recruteurs que des indications et ne présentent pas de caractère éliminatoire.

Au cours de leurs présentations, les intervenantes d’Orange et Nokia ont en outre répondu aux nombreuses questions des dix-huit membres d’AGIR OCA présents.